Dicas de como montar a documentação financeira.

Escrito por em 15 de Março de 2011 Categorias:

Informamos novamente a respeito da documentação financeira e a escrituração contábil, sua importância e obrigatoriedade.

Várias vezes nos deparamos com fiscalizações que solicitam os livros contábeis e a documentação financeira (Livros Diário e Razão ou Livro Caixa) e por muitas vezes as empresas não possuem os livros. Além dos livros muitos clientes nos solicitam Balanço/Balancete e Decore para demonstração às instituições financeiras com a finalidade de cadastro bancário, empréstimos e outras finalidades e estas demonstrações contábeis e o Decore são provenientes da escrituração dos livros. 

OBJETIVO DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS:

O principal objetivo das demonstrações financeiras é dar informações sobre a posição financeira, seus resultados e as modificações financeiras de uma entidade, que sejam úteis a um grande número de usuários (investidores, empregados, fornecedores, clientes, instituições financeiras ou governamentais, agencias de notação e público) em suas tomadas de decisão.

Assim, os elementos das demonstrações financeiras (balanço patrimonial, demonstração de resultado, demonstração dos fluxos de caixa, informações por segmento de negócio e as notas e as divulgações) podem alcançar características qualitativas das demonstrações financeiras em IFRS – International Financial Reporting Standards, como:

  • Compreensibilidade;
  • Relevância;
  • Confiabilidade;
  • Comparabilidade;

A Resolução CFC nº 1.255/09 aprovou as regras para as Normas Internacionais da Contabilidade das Pequenas e Médias empresas brasileiras e entrou em vigor a partir de 01/01/2010.

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS – OBRIGATORIEDADE: (Comparação do extrato bancário com as despesas/receitas – Conciliação bancária):

O QUE É?

Trata-se de identificar nominalmente cada movimento financeiro da conta corrente da empresa, conforme discriminado no extrato bancário, para a classificação das contas e contabilização das mesmas nos livros Diário/Razão ou Livro Caixa. É um procedimento obrigatório para escrituração contábil conforme rege as normas contábeis brasileiras das Pequenas e Médias empresas (CFC nº 1.255/09), só assim a contabilização poderá demonstrar de fato todas as movimentações financeiras de uma empresa.

EXEMPLO DE CONCILIAÇÃO BANCÁRIA – EXTRATO:
Conta: 99999/9
Titular: Empresa Demonstração Ltda.

OBSERVAÇÕES:

01: Cada linha de despesa do extrato deve conter um DOCUMENTO HÁBIL para demonstração da devida despesa (Nota Fiscal para PJ em nome da empresa) para que possa ser classificada em sua conta contábil e contabilizada, não será possível a contabilização apenas pelo extrato bancário, se faz necessário o envio das despesas organizadas de cada gasto/receita contido no extrato bancário.

02: Procure não enviar guias de impostos e encargos originais pagas (Darfs, Das, Gfip – Fgts, Gps – Inss e etc.) enviar apenas cópia para evitarmos extravios, ou até mesmo somente a impressão de pgto via bankline, acrescentando observações das competências que se referem o pagamento, se for pagamento em atraso discriminar o valor original do imposto/encargo. Fazer a guarda das mesmas nos seus devidos arquivos.

03: Todas as Receitas constantes do extrato devem ter Nota Fiscal emitida pela empresa (Documentos Hábeis). O valor total das emissões de Notas Fiscais (no mês) MENOR do que as receitas em bancos demonstrará contabilmente a Sonegação de Impostos, podendo ser levada á tributação em caso de fiscalização ou qualquer outra finalidade que seja exigido as demonstrações Contábeis.

04: À partir de 2009 a receita bruta que é base de calculo para a apuração do Imposto “Simples Nacional” pode ser considerada pelo Regime de Caixa ou pelo Regime de competência (Solicitar nossa circular nº 32/2009 em nosso site que tratou sobre este assunto).

IMPORTANTE: Só poderão optar pelo Regime de Caixa (mais benéfico para a apuração do imposto) as empresas que comprovam “caixa” através da contabilidade, ou seja, as que mantém escrituração contábil com a devida conciliação bancária, pois as receitas poderão ser conferidas através dos lançamentos contábeis efetuados pelo banco/caixa, para eventual demonstração ao fisco.

A EXIGÊNCIA DE DOCUMENTOS HÁBEIS PARA CONTABILIZAÇÃO

(Documentação Financeira).

Toda entidade formalmente constituída seja ela com ou sem fins lucrativos, deve apresentar e manter seu movimento financeiro bem organizado. E para que isso se torne realidade, primeiramente a empresa deverá ter sempre documentos hábeis para realizar sua contabilização. O movimento financeiro não serve apenas para a contabilização das despesas (enviar para a contabilidade) ele deve ficar ao dispor do Fisco arquivado pelo prazo de 5 anos após a entrega da Declaração de IRPJ, caso a empresa seja fiscalizada ou qualquer outra finalidade onde serão exigidos os livros contábeis.

O QUE SÃO DOCUMENTOS HÁBEIS?

Documentos hábeis: É todo documento que comprova a despesa ou desembolso da empresa, são hábeis quando estão de comum acordo com as legislações pertinentes (I.R., ICMS, Previdência Social e outras) e inábeis quando não atendem às legislações.

Exemplo de documentos hábeis:

  • Notas fiscais recebidas de terceiros (todas devem estar em nome de sua empresa e devem ser NF modelo para Pessoa Jurídica)
  • Despesas com água, Energia Elétrica, telefone – NF enviada pelo fornecedor;
  • Folha de pagamento e Pró-labore:
  • Salários e pró-labore – holerites;
  • Férias – Aviso e recibo de férias devidamente assinado pelo funcionário;
  • Rescisões – Termo de Rescisão devidamente homologado com o comprovante de pagamento;
  • Cesta-básica – Nota Fiscal em nome da empresa comprovando a compra da mesma;
  • Vale-transporte – Nota Fiscal em nome da empresa da compra dos mesmos;
  • Encargos – Guias de Fgts e Inss devidamente paga;
  • Alimentação – Nota Fiscal em nome da empresa comprovando a compra de ticket ou alimentação;
  • Aquisição de equipamentos – móveis e utensílios – Nota Fiscal em nome da empresa;
  • Serviços de Autônomos: RPA com os devidos recolhimentos de encargos, ISS e I.R;
  • Estagiários: Contratos de estágio e recibos de pagamentos;
  • Extrato bancário da conta corrente pessoa jurídica com todos os lançamentos do mês com demonstrações de empréstimos e aplicações financeiras; (mês fechado extrato mensal enviado pelo banco ou extrato via internet que não tenha sido manipulado pelo word/excel);

OBSERVAÇÃO: Toda despesa que for paga pela conta corrente da pessoa jurídica deve ser identificada com a respectiva forma de pagamento (cópia do cheque) e comprovada por um documento hábil anexado e identificado;

O QUE SÃO DOCUMENTOS INÁBEIS?

  • A Nota Fiscal simplificada e o cupom de máquina registradora não são documentos hábeis para comprovar despesas por pessoas jurídicas obrigadas a manter escrituração, uma vez que não possuem elementos capazes de ajuizar se os gastos atendem os requisitos de necessidade e normalidade que a Lei exige para dedução, conforme esclareceu o Parecer Normativo CST nº 83/76.
  • Recibo de pagamento simples para comprovação de serviços de terceiros (em papel sulfite, recibos de papelaria, etc), também não é um documento hábil para comprovar despesa da Pessoa Jurídica, por não atender a legislação da Previdência Social e a do Imposto de Renda – Conforme o 1º Conselho de Contribuintes.

Obs: A dispensa da NOTA FISCAL a ser emitida pela compra/venda de um produto ou serviço, só acontece quando:

  • A Empresa toma serviço de Pessoa Física;
  • Empresa prestadora de serviço que vende Móveis e utensílios do Ativo fixo para Pessoa Física;
QUAIS SÃO AS CONSEQUÊNCIAS?

Enquanto a empresa não nos enviar o extrato bancário para a conciliação (extrato completo original conferindo com as despesas e receitas enviadas) com as devidas despesas hábeis para comprovação de cada lançamento financeiro de forma organizada (mês encerrado em ordem cronológica de pagamento) não poderá ter Livros Contábeis (Livros Diário/Razão ou Livro Caixa) e as respectivas demonstrações de Balanços, Balancetes, D.R.E. e demonstrações do fluxo de caixa em cumprimento das exigências Fiscais, Comerciais, Financeiras e Tributárias. Por conseqüência não poderá solicitar Declaração de Rendimento Oficial – DECORE (comprovação de renda aos sócios), além dos limites declarados em folha de pagamento (Pró-Labore – ver publicação deste assunto em nosso site).

Se dei lugar a dúvida, entre em contato, estamos a seu dispor.

 

 

 

 

► Para Saber Mais acesse:

POR QUE A CONTABILIDADE É OBRIGATÓRIA EM TODAS AS EMPRESAS?

► A CONTABILIDADE NA SUA EMPRESA.

► PRÓ-LABORE, DISTRIBUIÇÃO DE LUCROS, APOSENTADORIA E I.R.P.F.

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