A CONTABILIDADE NA SUA EMPRESA

Escrito por em 9 de novembro de 2012 Categorias: Tag:

ASSUNTO: A CONTABILIDADE NA SUA EMPRESA

DICAS SOBRE DOCUMENTOS E PROCEDIMENTOS

Com o intuito de orientar aos clientes segue algumas dicas sobre o tratamento da documentação financeira (bancária) contas a pagar/receber, despesas/custos, estoques, inventário e Capital Social. Dicas e procedimentos a adotar para que sua empresa possa ter no futuro um bom trabalho na contabilização destes documentos gerando assim, demonstrações contábeis muito mais eficientes.

1 – Documentos Referentes a Movimentação Bancária

Um bom controle da documentação que envolve as movimentações e operações bancárias é imprescindível para a realização de um bom trabalho de contabilidade, uma vez que estas operações representam a quase totalidade da movimentação contábil e financeira das empresas.

Essas operações são as seguintes:

  • Pagamentos;
  • Recebimentos;
  • Empréstimos Bancários;
  • Descontos de Títulos;
  • Cobrança Bancária;
  • Leasing;
  • Despesas Bancárias;
  • Outras operações.

 1.1 – Pagamentos

Estas operações compreendem todas as formas de efetuarmos pagamentos de qualquer natureza, através da rede bancária, prática absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vão desde um cheque até procedimentos via Internet e os chamados “home banking”.

Independente da forma adotada para os pagamentos bancários que toda empresa pratica, a mesma deve manter em seus arquivos (Movimento Financeiro) cópia do documento de pagamento (cópia de cheque, recibo eletrônico, etc.) anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata, título, depósito, guias de recolhimento de impostos e contribuições, etc.).

1.2 – Recebimentos

Estas operações compreendem todas as formas de recebermos valores de qualquer natureza, incluindo depósitos de títulos provenientes de vendas de bens e serviços, antecipações de clientes e terceiros.

Os valores constantes dos extratos bancários a esse título devem ser documentados de forma a permitir a clara identificação do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..).

Os depósitos bancários devem ter indicação no seu verso ou em documento apartado, de todas informações necessárias ao seu bom controle.

Os demais “créditos” ocorridos na movimentação bancária (empréstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro e os eventuais “valores a identificar” devem ser objeto de controles internos que definam em curto espaço de tempo como tratá-los nos registros financeiros e contábeis.

1.3 – Empréstimos Bancários

Estas operações compreendem todas as formas de empréstimos que podem ser obtidos junto ao mercado financeiro.

O departamento financeiro deve documentar de maneira “sumária” as principais características de cada contrato, a fim de dar ciência a todos os envolvidos, tais como:

  • Tipo e natureza do contrato;
  • Valor do empréstimo;
  • Prazos de vencimento;
  • Prazos de carência;
  • Encargos (juros, spread, etc.);
  • Garantias;
  • Forma de pagamento;
  • Outras que julgar conveniente.

Esse resumo sumário, anexado à cópia do contrato deve ser encaminhado à nossa empresa para que tenhamos subsídios adequados ao registro correto das operações.

2 – DESPESAS E CUSTOS

Este tópico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a contabilização das despesas/custos, e como documentá-la perante a legislação fiscal.

2.1 – As despesas/custos realizadas deverão estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentação idônea, notas fiscais ou recibos, emitidas sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminação dos itens ou serviços e sua devida quitação. Ex.: Nunca deveremos lançar despesas de manutenção de veículos, se a empresa não possui absolutamente nenhum veículo em seu ativo fixo.

2.2 – Observar que determinadas despesas/custos sofrem retenção pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hábil à nossa organização contábil para cálculo dos mesmos. Ex: Recibo de aluguel, RPA – recibo de pagamento à autônomos, Notas fiscais de serviços tomado e etc..

2.3 – As empresas comerciais e industriais deverão enviar cópias das contas de luz e telefone à nossa organização contábil juntamente com as notas fiscais de compra e de venda para aproveitamento do crédito fiscal de ICMS.

2.4 – A legislação não aceita nota fiscal simplificada ou tíquete de caixa  como documento comprobatório de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos são reconhecidos pela legislação.

2.5 – Se possível, todas as despesas e custos deverão ser pagas com cheque nominal.

2.6 – Para empresas que mantém atividade externa na realização de seus negócios ou manutenção em seus clientes, é permitido a elaboração de “relatório periódico de despesas”, contendo todas as atividades efetuadas naquele período (clientes visitados, distância em Km se for no mesmo município ou próximo, táxi, refeições, gorjetas, passagens aéreas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos.

2.7 – Para despesas e custos de manutenção permanente e periódica, exigir contrato das empresas que as realizam. Ex.: Manutenção dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, etc..

OBSERVAÇÃO:

Qualquer dúvida que eventualmente apareça na apresentação dos documentos para serem lançados em despesas/custos, etc., consulte sempre o nosso Depto. Contábil.

Lembramos que toda esta documentação deve estar acompanhada do extrato bancário e devem se enviadas conciliada e ordenadas com as despesas/receitas mensais.

3. ESTOQUES (SOMENTE PARA INDÚSTRIA E COMÉRCIO) 3.1 – CONCEITO

O estoque é representado pelo conjunto de: matérias primas, produtos em fabricação, produtos prontos, material de aplicação e material de embalagem, nas indústrias; e pelas mercadorias nas empresas comerciais.

3.2 – INVENTÁRIO

Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do período (anual ou trimestral, conforme o regime tributário do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminação, preço unitário e valor total.

Essa relação servirá para a escrituração do Livro de Registro de Inventário, obrigatório pela legislação federal e estadual, e necessário para a apuração do resultado do exercício (lucro ou prejuízo).

Para a avaliação dos estoques, de matérias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se o custo médio ponderado, ou o “PEPS” (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porém existem outros métodos aceitos pela legislação, bem como outras formas de avaliação praticadas em situações especificas. Consulte nosso departamento contábil no caso de dúvida sobre o melhor método.

A legislação do Estado de São Paulo concede prazo de 60 dias para a escrituração do estoque no Livro de Registro de Inventário, enquanto a legislação federal é vaga quando determina que o “o inventário será escriturado no término do período”. A falta de escrituração do Livro de Registro de Inventário e do livro de Controle  da Produção e do Estoque , sujeitam o contribuinte a multa elevada .

O inventário físico (contagem dos estoques existentes no fim do período) deve coincidir com a apuração escritural (estoque inicial, mais compras no período, menos vendas no mesmo período, igual a estoque final) e as possíveis diferenças devem ser justificadas sob pena de autuação pelo fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) são aceitos pela legislação, variando em conformidade com o produto ou mercadoria ou em razão de situações especiais. Consulte nosso departamento contábil para maiores esclarecimentos.

A destruição de produtos ou mercadorias inservíveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente à Receita Federal, e os impostos creditados por ocasião da compra, deverão ser estornados.

As empresas construtoras que possuam material de construção a ser aplicado nas obras no exercício seguinte, bem como, os imóveis prontos e ainda não vendidos, deverão também ser relacionados no Livro de Registro de Inventário, para fins de registro e apuração de resultado no fim do exercício .

Os bens que compõe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas, moveis, veículos, etc., não precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventário.

4 – CAPITAL SOCIAL – DEFINIÇÃO (Para empresas que estão iniciando a contabilização das despesas)

Capital social é o montante necessário para se constituir e iniciar as atividades de uma nova empresa enquanto a mesma não gera recursos suficientes para se sustentar. O valor do capital social deve ser estipulado baseado num plano de negócios elaborado pelos interessados previamente.

Uma vez definido o valor do capital social necessário para a constituição da nova empresa, os futuros sócios deverão estipular qual a parcela dele que caberá a cada um subscrever. Subscrever o capital nada mais é do que estipular no contrato social qual a porcentagem do capital social que caberá a cada um dos sócios.

Após a subscrição do capital será necessário sua integralização. Integralização é o ingresso físico, real, da parcela do capital de cada um dos sócios. A integralização do capital social pode se dar em moeda, em bens tais como: equipamentos, veículos, imóveis.

No contrato social deverá constar se o capital social de cada um dos sócios foi integralizado e de que forma. Pode ocorrer que algum dos sócios não vá integralizar sua parte do capital social no futuro. Assim, constará no contrato social que esse sócio irá integralizar o capital, sendo ainda preferível a estipulação no contrato social da maneira, ou seja, em quantas parcelas, em quais valores e em quais prazos tal sócio irá integralizar sua parte do capital social, de modo a evitar eventuais discussões sobre tais condições.

No início da Contabilização de um empresa é muito importante que o Capital Social esteja integralizado conforme descrito no Contrato Social.

Lembramos que este texto não trata o universo geral deste assunto, e estamos sempre à disposição para maiores esclarecimentos.

Atenciosamente.

Circular enviada em 11/10/2011 e atualizada nesta data

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