E-SOCIAL – NOVOS DESAFIOS PARA AS ESCOLAS/EMPRESAS E O ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE

Escrito por em 27 de agosto de 2018 Categorias:

O QUE É O E-SOCIAL?

A criação do e-Social alcança todos os empregados e empregadores. Com o uso dessa plataforma digital, haverá o registro contínuo de tudo o que acontece com o empregado e empregadores dentro das Escolas – desde sua admissão até seu desligamento. Ao mesmo tempo, será adicionado a esse enorme banco de dados todo e qualquer evento relacionado à movimentação dos empregados, em termos trabalhistas e previdenciários.

Os fatos passam a ser cadastrados em um único lugar, chamado Ambiente Nacional, preparado pelo governo federal. A implantação do e-Social será complexa, já que todos os sistemas precisarão ser adaptados, rotinas precisarão ser refeitas, novos procedimentos precisarão ser implantados. Gerando uma grande mudança de processos dentro das Escolas e uma atualização e capacitação das pessoas que são responsáveis pela área de Recursos Humanos da Escola.

É importante destacar que o e-Social não é só mais uma obrigação acessória instituída pelo Governo Federal aos empregadores. Pela sua complexidade – até o momento são mais de 40 (quarenta) micro declarações independentes e que ao mesmo tempo se interligam – o e-Social será uma mudança radical na forma como os empregadores enviam os dados das suas relações de trabalho ao fisco. Lembrando que todas as informações geradas e enviadas através destas declarações são de responsabilidade da Escola.

A Escola poderá ter mais detalhes no MANUAL DE ORIENTAÇÃO DO e-SOCIAL (Clique para abrir) onde poderá visualizar em detalhes os procedimentos a serem adotados para o cumprimento das obrigações diárias e mensais.

O e-Social já começou em julho/2018 para empresas do grupo 02.

Diante disso alguns procedimentos precisam ser alterados, pois haverá um detalhamento muito grande no envio das informações.

Desta forma, pedimos aos Diretores e responsáveis do Recursos Humanos da Escola que fiquem atentos às nossas orientações sobre os novos procedimentos e prazos que precisarão ser seguidos, sobretudo para evitar autuações e multas.

Com as novas exigências de procedimentos do e-Social, praticamente todo e qualquer tipo de movimentação trabalhista ou comunicado que antes era possível fazer fora de data, tanto de forma retroativa ou posterior a ocorrência não será mais possível sem o risco de atuação e multa.

Por exemplo:

Admissão, demissão, férias, transferência entre empresas, comunicação de acidente de trabalho, atestado médico, licença maternidade, alteração de dados do empregado, entre outros.

E são para apresentar estes novos procedimentos que elaboramos esta Cartilha, que deverá ser seguida por todos nossos clientes.

Lembramos e enfatizamos que qualquer nova informação que resulte na atualização dos dados cadastrais dos empregados precisa estar sem erros, pois não poderão haver divergências com o banco de dados do e-Social do contrário essa atualização não será possível ser processada e enviada para o ambiente do e-Social e serão rejeitados todos os arquivos e o envio de todas as outras informações existentes no banco de dados.

Envio Folha de Pagamento – e-Social

  • As informações para fechamento da folha devem obrigatoriamente ser enviadas para contabilidade até o dia 20º de cada mês para o processamento e envio para a base de dados do e-Social;
  • Sugerimos que dentro da Escola haja uma pessoa específica que possa coordenar os processos de envio de informações diárias e da folha de pagamento para a contabilidade.
  • Lembrando que todo o conteúdo de informações é fornecido pela escola através do seu RH e no passo seguinte essas informações são digitalizadas e validada através do nosso software de validação integrado com a base de dados do e-Social.

ADMISSÕES

As contratações nas Escolas deverão ser informadas no e-Social ANTES do empregado começar trabalhar efetivamente.

Novos Prazos: As fichas de admissões dos novos empregados precisam estar disponíveis em nosso site com prazo de no mínimo 03 (TRÊS) dias antes da admissão, visto que, será necessário enviar ao e-social as informações de registro e somente no dia posterior ao envio o empregado poderá iniciar suas atividades na Escola.

  • Ao empregado que será contratado, antes teremos que fazer a QUALIFICAÇÃO CADASTRAL (batimento de informações PIS/CPF/NOME/DATA DE NASCIMENTO x CNIS) e caso apresente alguma inconsistência (erro), o empregado deverá corrigir os dados antes da contratação. (A Emis irá fazer a consulta e comunicar a escola as possíveis pendências)
  • O empregado já deverá ter feito exame médico admissional.
  • Todos os dependentes a partir de 12 anos em 2018 deverão ter CPF a partir de janeiro/2019 todos os dependentes a partir de zero ano deverá ter o CPF, caso contrário não poderá ser declarado como dependente do IR.
  • Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90).

Trabalhador sem Vínculo de Emprego: Estagiários

É importante destacar que a contratação de estagiários em desconformidade com a Legislação caracteriza vínculo de emprego do estudante com a Parte Concedente do estágio, para todos os fins da Legislação Trabalhista e Previdenciária. 

A comunicação é obrigatória para o e-Social de todos os estagiários existentes na escola.

Ocorrendo qualquer alteração no Contrato de Estágio, a informação deve ser declarada para o e-Social.

Ao término do estágio a Parte Concedente deve enviar a informação para o e-Social. Essas informações devem ser inseridas na plataforma do e-Social até o dia 07 (sete) do mês subsequente ao evento.

FÉRIAS

As férias devem ser solicitadas a contabilidade com 30 dias de antecedência, conforme rege a CLT, esse controle facilitará no envio das informações ao e-Social.

OBS: conforme alteração da CLT pela reforma trabalhista em 11/2017 onde aborda no art.134 §3º que é vedado:

  • O início das férias no período de 02 dias que antecede feriado ou dia de descanso semanal remunerado;
  • As férias devem ser pagas dois dias antes do início do gozo;
  • O pagamento das férias será informado no e-Social, no mês do efetivo pagamento. O início e o retorno das férias também serão informados no e-Social. 

DEMISSÕES

  • Pedidos de demissão – devem ser informados ao escritório no mesmo dia.
  • Término de contrato de experiência – caso a Escola não deseje mais continuar com um empregado, é necessário informar ao escritório com 03 (três) dias de antecedência do término do contrato, para confecção e efetivação da rescisão contratual e providência da documentação e o envio da informação ao e-Social.
  • Dispensa sem justa causa/empregador aviso cumprido – Informar para a contabilidade no dia anterior ao início do cumprimento do aviso.

Em todos os casos, o empregado deve fazer o EXAME DEMISSIONAL, que passará inclusive a ser enviado e controlado pelo e-Social.

O mesmo deverá ser realizado até o último dia de trabalho.

AFASTAMENTOS

Todo e qualquer afastamento com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverá ser informado no e-Social. 

Outros afastamentos como licença-maternidade, acidente de trabalho, etc., também precisarão ser informados imediatamente ao ocorrido;

  • Os empregados afastados por mais de 30 dias, no caso de doença, férias ou salário maternidade deverão obrigatoriamente fazer o exame médico de retorno ao trabalho no primeiro dia imediatamente posterior ao fim do retorno conforme NR 7 item 7.4.3.3.

O empregado deve informar para a Escola a quantidade de dias de afastamento antes do retorno ao trabalho, para que a informação seja transmitida para o e-Social.

  • Importante: Envie a contabilidade todas às informações referentes aos atestados médicos tão logo ocorram, para gerar os dados e o envio da declaração ao e-Social.
  • O Registro de Eventos Trabalhista (RET) no manual de orientação do e-Social diz que: “para fins de validação na base do RET será considerado apenas o empregado ativo no respectivo período de apuração, ou seja, as informações a serem validadas devem ser dentro do período de apuração 01 a 30 de cada mês”.

EMENDAR FÉRIAS COM AFASTAMENTO 

Férias: como são pagas com dois dias de antecedência ao gozo, nesse caso as férias só poderão ser gozadas a partir do terceiro dia após o retorno. 

ALTERAÇÕES CADASTRAIS DO EMPREGADO

Todas e quaisquer alterações de dados pessoais: nome, endereço, estado civil, etc., bem como dados contratuais: função, salário, horário e etc. devem ser comunicados a contabilidade com tempo hábil, porque todas as informações deverão ser enviadas ao e-Social antes do fechamento da folha de pagamento.

EXAMES MÉDICOS (SST) LTCAT – LAUDO TÉCNICO

Todos os empregados deverão fazer os exames exigidos pela legislação, esses exames deverão ser todos informados ao e-Social.

Alertamos que tanto o atestado de exame médico como as informações de retorno de afastamentos deverão ser informados para a EMIS providenciar as declarações ao e-Social.

  • Exame admissional: quando do registro do empregado.
  • Exame periódico: nos prazos previstos na legislação da NR 7.
  • Exame demissional: quando do desligamento do empregado, caso seja considerado INAPTO à rescisão será cancelada e o empregado encaminhado ao INSS para perícia médica.
  • Exame de mudança de cargo: deverá ser feito antes da efetiva mudança.
  • Exame de retorno de afastamento: deverá ser feito no primeiro dia imediato de retorno, em caso de afastamento igual ou superior a 30 dias.
  • Exames complementares: conforme previsto nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer o exame nos prazos previstos.

O laudo técnico das condições ambientais do trabalho deverá ser providenciado para as Escolas que ainda não tem e atualizado para as que já possuem, visto que, tais laudos deverão ser enviados ao e-Social com todas as informações e descrição dos ambientes de trabalho, riscos aos quais os empregados possam estar sujeitos e uso de EPI’s.

Quando houver uso de EPI (equipamento de proteção individual) estes deverão também ser informados ao e-Social com as respectivas certificações de aprovação junto aos órgãos fiscalizadores.

CAT – COMUNICADO ACIDENTE DE TRABALHO

A CAT passará a ser informada dentro do e-Social. Para isso necessariamente a informação deverá ser feita no mesmo dia em caso de morte por acidente, ou no primeiro dia útil posterior ao acidente, à falta de comunicação dentro do prazo sujeitará a Escola a autuação e multa.

É de extrema importância que a contabilidade tome conhecimento do acidente de trabalho imediatamente, inclusive necessitando o envio do atestado médico para correta informação ao e-Social.

Relação de algumas Multas

O e-Social já é uma realidade. Não há mais como a Escola deixar de observar as mudanças culturais que levam a novos processos que deverão se implantados, especialmente no setor de Recursos Humanos. Por isso a importância da capacitação desses profissionais de RH é vital para o atendimento das exigências e demandas que o e-Social estabelece.

Será um ambiente desafiador que as Escolas terão de enfrentar. Não há escolhas, pessoas preparadas e recursos disponíveis ditarão a qualidade da implantação das novas regras.

Com isso, poderá minimizar os riscos das autuações e pelo lado da gestão a Escola poderá obter ganhos em relação à eficiência no universo da relação trabalhista.

Nessa fase de adaptação a EMIS estará ao seu lado auxiliando e orientando a Escola em como preparar o profissional de Recursos Humanos através de nossos cursos e manuais disponibilizados em nosso site.

Boa Sorte!

 

 

 

Elaborado pela equipe de nosso Departamento Pessoal

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